Formalidades de los libros contables (diario, mayor e inventario)

Conversando en estos días con unos Colegas notamos que muchas veces... No sabemos que libros deben estar cuando los fiscales no los piden y dicen debe estar en el negocio (ciertamente es así pero nuestro cliente no suelen llenarlos sino sus contadores o consultores).

Tanto la normativa tributaria como el código de comercio exigen que se deben conservar en el negocio y estos son:

En lineas generales:

Diario.
Mayor.
Inventarios.
De entradas y salidas.
Y especiales (reajustes por inflación)

Existen otros segùn el sector que sus respectivas normas lo exigen como es el caso de los libros especiales de mayor y menor de licores (Recomiendo si debe llevar libros de normas especiales se asesoré antes de tenerlos, administrarlos y llenarlos).

Sin embargo deseo aclarar que solo el de INVENTARIO (Donde se vacía el Balance General y el Ganancias y Perdidas al cierre del ejercicio) y el de DIARIO (donde se asientan las operaciones diarias o el balance de comprobaciòn al menos una ves al mes) son los que exigen la normas sean foliados y registrados; del resto todos pueden ser llevados en papel sencillo y comun (Excepto los que normas respectivas exigan sellados especiales) , siempre que de su contenido se desprenda la veracidad de la informaciòn.

Código de Comercio
EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE VENEZUELA
Gaceta N° 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955
3. De la Contabilidad Mercantil.

Artículo 32.- Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Artículo 33.- El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.

Es decir el libro mayor puede imprimirse en computadora y archivado como mas sencillo, comodo y facil se le haga, en este punto me detengo porque muchos profesionales dogmaticos (asi lo he trabajado, asi me lo enseñaron, por ende asi es) aun recuerdan los asientos de diarios, los pasos cruzados al mayor, etc, etc, etc. Como tributarista recomiendo actualizarse a las tecnologias xistentes sin violentar la norma

Artículo 34.- En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente (Balance de comprobaciòn... comentario en azul gregado por mi), por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. Omisiss.

Artículo 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.

Como veran una soluciòn bien sencilla para cumplir con el deber de tener sus libros en sus negocios es que el Contador llene (en la sede principal de su negocio) su libro de Inventarios Anualmente, el libro diario asiente un balance de comprobaciòn todos los meses, y el libro de mayor (si posee un sistema el mayor analitico) anualmente; asì siempre estarà al dìa y nunca faltaran los libros. Y NO ESTARA FALTANDO A LA NORMA, LEA.

A mis clientes les informo que en breve se les entregarà todos sus libros al dìa y una de nuestras contadora pasarà mensualmente a actualizarle el Diario y anualmente el de Mayor e Inventarios.

Bonificacion de fin de año (Pago del beneficio de utilidades)

Buen día, estos días de navidad es muy común de los patronos llamarme para consultarme acerca de las utilidades.

Dicho esto comencemos a leer que dice la LOTTT al respecto y que podríamos interpretar. (Todos los comentarios en mayúsculas, resaltados o negritas son insertados por mí)

Beneficios anuales o utilidades.

Artículo 131. Las entidades de trabajo deberán distribuir entre todos sus trabajadores y trabajadoras, por lo menos, el quince por ciento (15%) de los beneficios líquidos que hubieren obtenido al fin de su ejercicio anual.  (ES DECIR SE DEBE HABER HECHO EL CIERRE DE EJERCICIO PARA SABER ESTE DATO). A este fin, se entenderá por beneficios líquidos, la suma de los enriquecimientos netos gravables y de los exonerados conforme a la Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISTO AQUÍ NOS SEÑALA CLARAMENTE QUE QUIEN REALICE LA CONCILIACION PARA ESTE CALCULO DEBE ESTAR CAPACITADO PARA ELLO).

Esta obligación tendrá, respecto de cada trabajador o trabajadora como límite mínimo, el equivalente al salario (OJO DICE SALARIO, NO SALARIO INTEGRAL, ETC, EL SALARIO SUELE DER LO REALMENTE PAGADO A UNA PERSONA CONTABLEMENTE EN UN MES) de treinta días y como límite máximo el equivalente al salario de cuatro meses. (ES DECIR MINIMO UN MES MAXIMO CUATRO) Cuando el trabajador o trabajadora no hubiese laborado todo el año, la bonificación se reducirá a la parte proporcional correspondiente a los meses completos de servicios prestados. (ES DECIR SI DECIDO PAGAR 30 DIAS ESO ES POR DOCE MESES, EL PRORATEO SE APLICA A QUIEN TRABAJO MENOS DEL AÑO) Cuando la terminación de la relación de trabajo ocurra antes del cierre del ejercicio, la liquidación de la parte correspondiente a los meses servidos podrá hacerse al vencimiento del ejercicio. (ES DECIR NO TENGO LA OBLIGACION PATRONAL DE PAGAR ESTE PASIVO HASTA QUE NO CIERRE MI EJERCICIO Y TENGA EL MONTO QUE DEBO PAGAR)

PREGUNTAS Y AFIRMACIONES FRECUENTES:

YO LE PAGO 30 DIAS A MI GENTE Y YA, NO LES DEBO NADA… ERROR EL PAGO ES SOLO UN ANTICIPO O BONO DE FIN DE AÑO.

A ELLOS YO LES PAGO Y COMO LOS LIQUIDO NO LE DEBO NADA… ERROR LA LIQUIDACION ANUAL NO EXISTE.

Bonificación de fin de año.

Artículo 132. Las entidades de trabajo con fines de lucro pagarán a sus trabajadores y trabajadoras, dentro de los primeros quince días del mes de diciembre de cada año o en la oportunidad establecida en la convención colectiva, una cantidad equivalente a treinta días de salario, por lo menos, imputable a la participación en los beneficios o utilidades que pudiera corresponder a cada trabajador o trabajadora en el año económico respectivo de acuerdo con lo establecido en esta Ley.

COMO LEERAN ES UNA BONIFICACIÓN, UN ANTICIPO, NO ES UN PAGO DEFINITIVO, Y DEBERAN HACERLO EFECTIVO ANTES DEL 16 DE DICIEMBRE DE CADA AÑO.

Si cumplido éste, el patrono o la patrona no obtuviere beneficio la cantidad entregada de conformidad con este artículo deberá considerarse como bonificación y no estará sujeta a repetición. Si el patrono o la patrona obtuvieren beneficios cuyo monto no alcanzare a cubrir los treinta días de salario entregados anticipadamente, se considerará extinguida la obligación.

ES DECIR SI PAGE 30 DIAS Y AL CALCULAR LA LIQUIDACION EL MONTO POR PAGAR ES MENOR A LA BONIFICACION DE FIN DE AÑO NO DEBO NADA, PERO SI ES MAYOR DEBO PAGAR LA DIFRENCIA ANTES DE PASADO DOS MESES DE MI CIERRE DE EJERCICIO.

Oportunidad para el pago de participación en los beneficios o utilidades.

Artículo 137. La cantidad que corresponda a cada trabajador y trabajadora por concepto de participación en los beneficios o utilidades deberá pagársele dentro de los dos meses inmediatamente siguientes al día del cierre del ejercicio de las entidades de trabajo.

Nuevo criterio de personerías jurídica (UNIDAD ECONOMICA) para el cálculo de las utilidades.

Unidad económica

Artículo 134. La determinación definitiva de los beneficios de una entidad de trabajo se hará atendiendo al concepto de unidad económica de la misma, aun en los casos en que ésta aparezca dividida en diferentes explotaciones o con personerías jurídicas distintas u organizada en diferentes departamentos, agencias o sucursales, para los cuales se lleve contabilidad separada.

COMO LEEN FRENTE A UN RECLAMO ESTE CONCEPTO AUNQUE INESPECIFICO SI SEÑALA ALGUNOS LIMITES QUE NO LO EXCLUYEN.

Y POR ULTIMO PERO NO MENOS IMPORTANTE ¿Quién DIRA SI EL CALCULO ES CORRECTO O NO?

Verificación de utilidades

Artículo 138. La mayoría absoluta de los trabajadores y las trabajadoras de una entidad de trabajo, o su sindicato o la Inspectoría del Trabajo podrá solicitar por ante la Administración Tributaria el examen y verificación de los respectivos inventarios y balances para comprobar la renta obtenida en uno o más ejercicios anuales.

ES DECIR EL SENIAT ES QUIEN DICTAMINARA LA RENTA OBTENIDA DE LA ENTIDAD DE TRABAJO (SUPONEMOS UNIDAD ECONOMICA SEA CUAL FUERE SU ORGANIZACIÓN)

La Administración Tributaria rendirá su informe en un lapso no mayor a seis meses. Este informe deberá ser remitido a los y las solicitantes, al patrono o patrona y a la Inspectoría del Trabajo.

ES DECIR ES UN ACTO ADMINISTRATIVO CUYO RESULTADO DEBERA VENTILARSE CON LOS INTERESADOS.

Como leerán esta nueva normativa abre una caja de pandora, por cuanto rompe el paradigma de que el beneficio de utilidades se basa en el salario pagado al trabajador, y ojo si se basa pero solo para el cálculo, pues a mayor renta del patrono más cobrara así de simple.

Ahora el patrono deberá llevar aún más trasparente sus contabilidades, dado que de la revisión del SENIAT podría salir otra serie de sanciones o multas…

Saludos y espero en mis palabras consigan respuestas o más preguntas para responderles.

¿Debo retener ISLR por el monto total de la factura o solo sobre el servicio?

Buenos días, estimado cliente:

Por razones de mal interpretación de la norma o desconocimiento de la misma, los contribuyentes y peor los fiscales de renta no comprenden que la base imponible de una factura es el subtotal antes del IVA, para el caso del ISLR… Si por omisión en una factura se colocan servicios (ejemplo fletes) y materiales, ambos serán pechado por la retención.

Como se lee la base imponible es la magnitud del hecho imponible perfeccionado, al respecto Gómez (2009) la define “Base Imponible es el monto a partir del cual se calcula un Impuesto determinado” es decir  la base imponible, en materia del impuesto sobre la renta es el ingreso neto del contribuyente, no el bruto.

Igualmente, la normativa vigente que regula todo lo referente a las retenciones del impuesto sobre la renta en Venezuela está contenida en el decreto nº 1.808 del 23/04/1997, publicado en gaceta oficial nº 36.206 del 12/05 del mismo año, con vigencia a partir de esta ultima fecha, mediante el cual se dicta el reglamento parcial de la ley de impuestos sobre la e, renta en materia de retenciones señala en su artículo 1:

Están obligados a practicar la retención del impuesto en el momento del pago o del abono en cuenta y a enterarlo en una oficina receptora de fondos nacionales dentro de los plazos, condiciones y formas reglamentarias aquí establecidas, los deudores o pagadores de los siguientes enriquecimientos o ingresos brutos a los que se refieren los artículos 27, 32, 35, 36, 37, 39, 40, 41, 42, 51, 53, 65, 66 y 68 de la Ley de Impuesto sobre la Renta. (Negritas colocas por mi)

Por  su parte el Artículo 9 de la norma etsupra recalca:

En concordancia con lo establecido en el artículo 1º de este Reglamento, están obligados a practicar la retención del impuesto los deudores o pagadores de enriquecimientos netos o ingresos brutos de las siguientes actividades, realizadas en el país por personas naturales residentes, personas naturales no residentes, personas jurídicas domiciliadas y personas jurídicas no domiciliadas, y asimiladas a éstas, de acuerdo con los siguientes porcentajes: (…)

Numeral 15: Los pagos correspondientes a gastos de transporte, conformados por fletes pagados a personas jurídicas a cualquier persona o comunidad constituida y domiciliada en el país (…) Residente 1%. Domiciliado 3%. (Negritas y subrayado por mi)

Continúa el mismo artículo señalando en su Parágrafo Sexto: “ Las retenciones previstas en este artículo, establecidas en los literales b), c) y d) del numeral 1, literales a) y b) del numeral 2, literales b) y c) del numeral 3 y numerales 9, 10, 11, 12, 13, 15, 16, 17, 18, 19 y 20 de este artículo, se calcularán sobre el monto total de cada pago o abono en cuenta. (Negritas y subrayado por mi).

¿POR QUÉ DE LA CONFUCIÓN DE SI ES EL TOTAL DE LA FACTURA O SOLO DEL MONTO DEL SERVICIO?

Como ya te he escrito en otras oportunidades todo se trata de analizar, argumentar, discutir y decidir, ya muchos clientes han sido víctimas de sanciones al tomar solo el monto del servicio quien es el pechado, y despreciar el resto del sub total  de la factura con lo indicado en el Código Orgánico Tributario (COT) en su Artículo 112 “Quien omita el pago de anticipos a cuenta de la obligación tributaria principal o no efectúe la retención o percepción, será sancionado: (…) 3. Por no retener o no percibir los fondos, con el 100% al 300% del tributo no retenido o no percibido. 4. Por retener o percibir menos de lo que corresponde, con el 50% al 150% de lo no retenido o no percibido.

Al tratar de conseguir respuesta en la Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISLR) de que es la base imponible en el caso del impuesto de renta su respuesta es:

Artículo 4. Son enriquecimientos netos los incrementos de patrimonio que resulten después de restar de los ingresos brutos los costos y deducciones permitidos en esta Ley, sin perjuicio respecto del enriquecimiento neto de fuente territorial del ajuste por inflación previsto en esta Ley. A los fines de la determinación del enriquecimiento neto de fuente extranjera se aplicarán las normas de la presente Ley, determinantes de los ingresos, costos y deducciones de los enriquecimientos de fuente territorial. La determinación de la base imponible para el cálculo del impuesto será el resultado de sumar el enriquecimiento neto de fuente territorial al enriquecimiento neto de fuente extraterritorial. No se admitirá la imputación de pérdidas de fuente extraterritorial al enriquecimiento o pérdida de fuente territorial.

Como se lee, no habla de detalles en el cuanto es la base en cada operación susceptible de retención, dejando a interpretación de las partes (y ya tú fuiste sancionado por esto y lo recuerdas)  que es y que no es base en cada factura.

CONCLUSIONES

Existe una máxima en retenciones, que en caso de la duda retenga el monto mayor, igual para el retenido es un crédito fiscal, es entendible que la plata cuesta y darla por anticipado es un desgaste financiero, por ello se comprende que el afectado no desee se le retenga sobre algo que él considera no es legal.

Igualmente llamar al SENIAT por teléfono no es la solución, ellos un día te dicen una cosa y el otro, otra, y esas llamadas no quedan grabadas por lo que no son sumario en ningún proceso tributario,  por ello lo expedito es elevar una consulta conforme a lo señalado en el COT “Artículo 230: Quien tuviere un interés personal y directo, podrá consultar a la Administración Tributaria sobre la aplicación de las normas tributarias a una situación de hecho concreta. A ese efecto, el consultante deberá exponer con claridad y precisión todos los elementos constitutivos de la cuestión que motiva la consulta, pudiendo expresar su opinión fundada”  claro está tienen un plazo para responder Artículo 233: La Administración Tributaria dispondrá de treinta (30) días hábiles, para evacuar la consulta” el silencio en este caso es positivo, es decir el criterio que apliques sino es refutado es válido.

Es una práctica muy generalizada en materia de retenciones de ISLR, discriminar solo el monto del servicio en la retención y sobre este aplicar el porcentaje, más es mi comentario personal (y lo baso en evidencias de reparos y multas el respecto) tomar toda la base imponible del documento que perfecciona el hecho imponible.

RECOMENDACIONES

Bien, como toda postura gerencial recomiendo que la parte afectada eleve la consulta a la Administración Tributaría para consolidar una decisión gerencial, otra medida es simplemente hacerse de la vista gorda y a la hora de las multas y reparos ubicar a un buen asesor tributario que los represente. Recalco, entiendo que las partes tengas posiciones firmes y aparentemente irreconciliables, pero si están en una relación ganar – ganar deben definir una estrategia para resolver esta situación.

Finalmente en un país tan difuso y confuso, donde cada funcionario interpreta como le parece la norma, solo nos resta una vía blindar todas nuestras operaciones y tener suficiente evidencia de que buscamos la vía más legal para hacer las cosas.

Se despide.

SS.

De la Temporalidad de los Hechos Imponibles (IVA)

Una las preguntas que mas comúnmente me hacen con respecto al tema de IVA es en que Casos se puede diferir o mejor dicho enterar y pagar el IVA fuera de su fecha de emisión de la factura o su similar:

LIVA. Capítulo III

De la Temporalidad de los Hechos Imponibles

Artículo 13. Se entenderán ocurridos o perfeccionados los hechos imponibles y nacida, en consecuencia, la obligación tributaria:

1.- En la venta de bienes muebles corporales:

a) En los casos de ventas a entes públicos, cuando se autorice la emisión de la orden de pago correspondiente… Omiss.

3.- En la prestación de servicios:

c) En los casos de servicios prestados a entes públicos, cuando se autorice la emisión de la orden de pago correspondiente. Omiss.

Como podemos leer solo aplica el diferimiento por llamarlo así, al IVA originado en estas condiciones, una forma de saber si el ente es público es que su RIF comience en G, lo aclaro porque existen empresas o entes de estado que no son públicas y sus RIF por ende comienzan en J.

Personal de direccion o de confianza.

Unos de los términos que escucho mencionan con mucha ligereza es “ES PERSONAL DE CONFIANZA”  Casi siempre utilizados para justificar excesos de parte del patrono. En el siguiente análisis presentaré  las calificaciones que contempla la ley orgánica del trabajo al respecto, es posible que la LOPCYMAT, El código civil, de comercio u otras normas definan algunas relaciones entre sujetos de derecho, en este ensayo solo me ceñiré a referirme al derecho laboral.

Según la LOTTT:

Trabajador o trabajadora de dirección.

Artículo 37. Se entiende por trabajador o trabajadora de dirección el que interviene en la toma de decisiones u orientaciones de la entidad de trabajo, así como el que tiene el carácter de representante del patrono o patrona frente a otros trabajadores, trabajadoras o terceros, y puede sustituirlo o sustituirlas, en todo o en parte, en sus funciones.

Comentario: Es decir es Trabajador (Ojo nunca deja de serlo por muy de dirección que sea) quien:

Interviene en la toma de decisiones.

Orienta a la entidad de trabajo.

Representa al patrono frente a terceros y/o trabajadores.

Sustituye al patrono total o parcialmente en sus funciones.

Trabajador o trabajadora de inspección y trabajador o trabajadora de vigilancia

Artículo 38. Se entiende por trabajador o trabajadora de inspección quien tenga a su cargo la revisión del trabajo de otros trabajadores o de otras trabajadoras. Se entiende por trabajador o trabajadora de vigilancia, quien tenga a su cargo el resguardo, la custodia y seguridad de bienes.

Comentario: Es decir que el Trabajador de Inspección y/o de vigilancia es quien:

Inspecciona el trabajo de otros trabajadores.

Resguarda, custodia y asegura bienes obviamente ajenos.

Primacía de la realidad en calificación de cargos

Artículo 39. La calificación de un trabajador o trabajadora como de dirección o de inspección, dependerá de la naturaleza real de las labores que ejecuta, independientemente de la denominación que haya sido convenida por las partes, de la que unilateralmente hubiese establecido el patrono o la patrona o de la que señalen los recibos de pago y contratos de trabajo.

En caso de controversia en la calificación de un cargo, corresponderá a la Inspectorìa del Trabajo o a la Jurisdicción Laboral, según sea el caso, determinar la calificación que corresponda.

Este último artículo es muy interesante, por cuanto eleva a la instancia pública y/o  jurisdiccional la real calificación de la relación y la definición que le damos al cargo del trabajador en caso de controversias.

Preguntas frecuentes:

¿Puede un solo trabajador der de Dirección, Inspección y Vigilancia?

Si, si puede ser. Inclusive hay casos en que puede llegar a ser hasta domestico, a domicilio,  hay cada invento en ese término “DE CONFIANZA”

¿Es que el me trabaja es de vigilante en la empresa y yo lo llevo como jardinero a la casa y le pago por fuera?

Directo y preciso, deje el invento y lea bien la ley, evítese situaciones que le pueden generar pérdidas financieras, recuerde que los asuntos  laborales también pueden vincularse a la LOPCYMAT y el derecho civil.

¿Ese es un viejito que no tenia donde dormir y yo lo metí para que cuide el galpón, le doy comida y le pago?

Si hay al menos subordinación, horario y paga es su trabajador.

Y la mejor de todas, ¿Yo en el contrato le pongo Gerente de administración, tu sabes para botarla cuando me dé la gana porque no goza de estabilidad laboral?

Lea bien, creo que la respuesta a esta pregunta ya la dije. Deje los inventos.