Formalidades de los libros contables (diario, mayor e inventario)

Conversando en estos días con unos Colegas notamos que muchas veces... No sabemos que libros deben estar cuando los fiscales no los piden y dicen debe estar en el negocio (ciertamente es así pero nuestro cliente no suelen llenarlos sino sus contadores o consultores).

Tanto la normativa tributaria como el código de comercio exigen que se deben conservar en el negocio y estos son:

En lineas generales:

Diario.
Mayor.
Inventarios.
De entradas y salidas.
Y especiales (reajustes por inflación)

Existen otros segùn el sector que sus respectivas normas lo exigen como es el caso de los libros especiales de mayor y menor de licores (Recomiendo si debe llevar libros de normas especiales se asesoré antes de tenerlos, administrarlos y llenarlos).

Sin embargo deseo aclarar que solo el de INVENTARIO (Donde se vacía el Balance General y el Ganancias y Perdidas al cierre del ejercicio) y el de DIARIO (donde se asientan las operaciones diarias o el balance de comprobaciòn al menos una ves al mes) son los que exigen la normas sean foliados y registrados; del resto todos pueden ser llevados en papel sencillo y comun (Excepto los que normas respectivas exigan sellados especiales) , siempre que de su contenido se desprenda la veracidad de la informaciòn.

Código de Comercio
EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA DE VENEZUELA
Gaceta N° 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955
3. De la Contabilidad Mercantil.

Artículo 32.- Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Artículo 33.- El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.

Es decir el libro mayor puede imprimirse en computadora y archivado como mas sencillo, comodo y facil se le haga, en este punto me detengo porque muchos profesionales dogmaticos (asi lo he trabajado, asi me lo enseñaron, por ende asi es) aun recuerdan los asientos de diarios, los pasos cruzados al mayor, etc, etc, etc. Como tributarista recomiendo actualizarse a las tecnologias xistentes sin violentar la norma

Artículo 34.- En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente (Balance de comprobaciòn... comentario en azul gregado por mi), por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. Omisiss.

Artículo 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.

Como veran una soluciòn bien sencilla para cumplir con el deber de tener sus libros en sus negocios es que el Contador llene (en la sede principal de su negocio) su libro de Inventarios Anualmente, el libro diario asiente un balance de comprobaciòn todos los meses, y el libro de mayor (si posee un sistema el mayor analitico) anualmente; asì siempre estarà al dìa y nunca faltaran los libros. Y NO ESTARA FALTANDO A LA NORMA, LEA.

A mis clientes les informo que en breve se les entregarà todos sus libros al dìa y una de nuestras contadora pasarà mensualmente a actualizarle el Diario y anualmente el de Mayor e Inventarios.