Delegar eficazmente II.

Las 2 Claves para Delegar eficazmente.

Delegar es una de las herramientas con la que más tiempo se ahorra, un tema muy sobado últimamente en libros y seminarios de Management.

Se dice: «Delega y tendrás mas tiempo para lo importante.» Y algunos lo intentan, pero a la hora de la verdad pocos lo consiguen. Nos resistimos. Nos gusta conducir el coche en el que vamos.

Mejor nosotros que otro. Delegar, parece incluso antinatural para un emprendedor nato, algo así como «decir toda la verdad para un abogado». Crean un negocio de la nada, encuentran formas de hacer las cosas y se resienten si otros lo hacen de otro modo. Esa mentalidad no es la mejor para que crezca una empresa. Jay van Andel el fundador de la Corporación Amway dice: «Delega o muere.» El suyo era un negocio que crecía vertiginosamente y en el que tenía que reemplazarse constantemente para pasar a otras labores. La única manera de que cambiara de trabajo y que el negocio siguiera funcionando. Se habla de delegar como si fuero algo sencillo, pero hay que saber hacerlo. Es un concepto muy amplio que va más allá de coordinar un equipo. Incluso con ramificaciones en la vida personal, donde también existen infinidad de ocasiones para «delegar».

El prototipo del delegador ineficaz.

Veamos el típico caso: Ascienden a una persona que hace bien su trabajo, el comercial que pasa a director de ventas y le toca gestionar un grupo. Ahora medirán su éxito por los resultados de sus subordinados. No tiene que vender; tiene que hacer que vendan los demás. Pero no le han enseñado a delegar, como mucho le habrán enviado a un seminario de gestión de equipos, pero le falta práctica. Cometerá el error de hacerse cargo personalmente de todos los problemas con los clientes y los comerciales caerán en el vicio de pasarle todas las patatas calientes.

Si quiere sobrevivir, tendrá que cambiar de táctica, solo se ocupará desde el principio de las grandes estrategias y de que todo se cumpla. Pero en su subconsciente teme que le quiten protagonismo. El nuevo director de ventas no quiere dar a sus colaboradores tareas importantes. No quiere invertir el tiempo necesario en formar a otros.

Los peores «delegadores» suelen ser aquellos con un ego desorbitado, que no les permite fiarse de los demás. Un pensamiento que en mayor o menor parte escondemos todos: Yo puedo hacerlo mejor.

Los jefes de primera contratan a gente de primera y los jefes de segunda contratan a gente de segunda.

El perfeccionismo (otro gran ladrón de tiempo) también impide delegar, quiere que todo salga al milímetro. Pero la mayoría de trabajos no son tan decisivos y lo único que consigue la ´perfeccionitis´ , esa enemiga mortal de la eficacia, es perder tiempo en asuntos de poco valor.. Todos tenemos miedo a que la persona en que se delegue cometa errores, pero es la única manera de formarle y que nos solucione tareas en un futuro.

¿Reconoces algunos errores de nuestro pésimo «delegador» en tu entorno?

Nadie es imprescindible.

Nunca creas que eres el único que puede hacer tu trabajo. Nadie es imprescindible: ¿Te acuerdas de aquel empleado que lo sabía todo? ¿Quebró la empresa cuando se jubiló? Serás más imprescindible si tu trabajo consiste en pensar y diseñar estrategias. Estarás bien pagado y la edad no será un inconveniente. ¿Sabes cual es el principal trabajo de los directores generales y presidentes de empresa? Delegar todo y hacer que se cumpla. Cuanto más deleguen, mas tiempo tendrán para pensar en estrategias y mejores resultados darán. Pensar y pasar el trabajo a otros, parece fácil ¿y para eso les pagan tantos millones? Sí, les pagan para obtener resultados, el como es cosa suya. Saben que cuanto mas tiempo dispongan para planificar, mejor les irá.

No hagas nada, absolutamente nada, que puedas delegar.

Peter Drucker.

¿Y tú? ¿Eres de los que no confían en nadie? Piensa que delegar eficazmente comprometerá a la otra persona y le hará adquirir más experiencia y tú no cometerás tantos errores por sobrecarga de trabajo.

Además ¿Cuántas veces el personal de un escalafón inferior sabe mas que el jefe sobre lo que hay que hacer? Las mejores personas para solucionar problemas son los que están más cerca de ellos. Delega o acabarás haciendo tu el trabajo de tu personal. Serán ellos los que te vigilen para averiguar como progresa su trabajo. Te preguntarás. ¿Y entonces en que trabajo? Dedícate a pensar mas, planificar y motivar. Muchos trabajos que delegas puede que los hayas hecho tú antes, pero no es necesario que los domines para que lo haga otra persona. Y si lo hace mejor que tú, enhorabuena. Busca a quién gestione lo que incluso a ti te parece difícil. Y así te dedicarás a la estrategia.

Pregúntate:

Si mañana te pusieras enfermo, ¿Podrían hacerse los demás cargo de tus asuntos con eficacia? Si contestas que sí, vas por el buen camino.

Delega también en tu vida personal.

Algunos creen que lo de delegar no va con ellos. Pero cuando pides a alguien que te acerque el periódico estás delegando o cuando dejas el coche a reparar estás delegando. Estas en un continuo proceso de delegación desde que te levantas hasta que te acuestas.

Tu habilidad para delegar, determinará tus avances, tu productividad y por ende, tú sueldo. Así que procura hacerte un experto en motivar a los demás y concentrar tus energías en esos trabajos especializados tan bien pagados que te permitan elegir tu sueldo y horario. Hay un montón de gente que puedes subcontratar para producir (salario bajo), pero pocos para introducirlo con éxito en el mercado (salario alto). Hay varios cocineros, pero normalmente los mejores sueldos se lo llevan las relaciones públicas del restaurante. ¿Qué prefieres?

Subcontrata también en tu vida privada todo lo que puedas. ¿O prefieres estar una tarde entera reparando los grifos? Recuerda que mientras hagas el trabajo de 5 Euros la hora, no podrás trabajar en el de 100 Euros a la hora. Subcontrata todo aquello que se cobre por menos de tu sueldo. Prueba a utilizar un servicio de recogida y entrega. Pueden ir a la tintorería, farmacia o supermercado por ti. Te ahorrarán un tiempo precioso en tareas que no te aportan nada y a menudo se alargan considerablemente. Cuando elijas presupuestos, el más caro suele ser el mejor. Para contratar a un cirujano que tuviera que intervenirte en una delicada operación, ¿ahorrarías costes? Es la base del Outsourcing. Las empresas tienden a subcontratar casi todo: servicios informáticos, administrativos, transportes… y que su personal se dedique solo al corazón del negocio. Que aumenten su know-how y sean vistos por los clientes como unos estupendos asesores sin cuyos consejos no podrían vivir.

Los 2 pasos para delegar: Formación y Control

1. Formación.

Si nunca permites que tus empleados gestionen tareas interesantes se aburrirán y estarán resentidos. Si los vigilas demasiado no tendrán iniciativa propia. Empieza asignando tareas fáciles para entrenarles, luego mejorarán independientemente de su inteligencia. Todo se acaba aprendiendo. Acabarán comprobando todo ellos mismo y corrigiendo las desviaciones. Compensará con mucho los días invertidos en la formación. Que vean que confías en ellos. Si ves a alguien como un incompetente, recibirás incompetencia. La gente es capaz de lo que se cree capaz. Ponte en el lugar de tu empleado. Supongamos que delegan un montón de trabajo en ti. Antes de empezar, preferirás saber que es exactamente lo que te piden y adonde quieren llegar. 

Forma a tu equipo para asumir responsabilidades. Esto te llevará un tiempo, pero lo ganarás con creces cuando realicen tareas que únicamente tendrás que supervisar. Aprende a fiarte. ¿Y si no dispones de personas de calidad, delegaras también? Por supuesto. Que aprendan. 

 Empieza informando al más bajo nivel, que sepan para que trabajan y por otro lado diles exactamente que esperas de ellos. Que sepan que quieres soluciones, no problemas. Imagínate que eres el jefe de producción y decides comprar una nueva máquina. En vez de buscarlo tú todo, decides encargar un estudio de prestaciones a un comité de producción. Ellos eligen los ingenieros que se encargarán de buscar entre diferentes modelos. Harán el estudio y luego tú, con los datos en la mano, tomarás la decisión. Habrás ahorrado cientos de horas en hacer un trabajo que no te hubiera aportado nada. Para ello ten detectados con antelación a los más capaces y listos. Como si fueran unos consultores a los que pagas millones, (porque en realidad te ahorrarán millones). Cuando su valiosa opinión te deje las opciones a elegir, aparecerás tú en escena, con varias horas de tu tiempo ahorradas. No olvides a Peter Drucker y pregúntate siempre: ¿Qué puedo hacer yo que no pueda ser hecho por otros? Tu labor no consiste en reservar los billetes y tickets del viaje, sino comprobar que se han comprado y que los horarios concuerdan. Cuando delegues, explica lo que esperas las veces necesarias. Pero ten en cuenta una cosa: Nunca asumas que te han entendido hasta que sean capaces de describir lo que pides con sus propias palabras. Sino cada uno se hará su película y luego vendrán las lamentaciones. Elimina vaguedades. Si es preciso, pon por escrito lo que se quiere conseguir por parte de cada uno. Luego que te repitan lo que han entendido. Y pide que pregunten. Las preguntas tontas no existen. Lo único que existe son los fallos graves por no haberse atrevido a preguntar en su momento.

2. Control periódico.

Las normas bien claras: ¿Cuando finalizan los plazos? Son el cuello de botella a la hora de delegar. ¿Alguna vez has terminado algo pronto  que no tenía una fecha límite? No, se pospone durante meses. La fecha límite, es el esqueleto de todo proyecto, la única manera de ensamblar  las diferentes partes. Y serán revisadas continuamente, siempre aparecerán interferencias en forma de urgencias, baja por enfermedad, etc.

Pueden cometer errores pero no por ello los solucionarás tú, si no, lo tomarán como una manera de escaparse del trabajo. Entrarán en el círculo vicioso de hacerlo mal para librarse una y otra vez. Para imprimir ritmo, negociarás esas fechas, dando sensación de urgencia. Dales campo para que utilicen su imaginación y creatividad, pero hazles saber desde el principio que harás un seguimiento y luego hazlo. Y si algo falla, se concreto, no busques que salió mal sino cual de los pasos no se siguió con precisión. Quizás fue una falta de seguimiento o se eligió a la persona equivocada. En cambio, si las cosas van bien, nunca esta de más una alabanza. Estas aumentarán el entusiasmo del equipo. La moral de la tropa bien alta. El jefe que alabe de manera inesperada a un empleado delante de los demás, mejorará su productividad hasta límites insospechados.

¿Y si no tienes gente a tu cargo?

Ahora enfrentémonos a otro caso que los libros de Management nunca tocan: A muchos les gustaría delegar pero no pueden. Disponen de un equipo limitado si es que disponen de alguien. La posibilidad de compañeros que huyan de cualquier trabajo adicional también es factible, así que ayúdate de la papelera. Elimina proyectos y estudios innecesarios (la mayoría). Comprueba los resultados al de una semana. Muchas de las cosas no necesitan ser hechas. Habla con tu jefe y dile: ¿De verdad crees que para preparar tal informe necesito todos estos datos? Nadie ha dicho nunca su opinión y no lo considero de importancia, podría en cambio hacer tal y tal… Es posible que te respondan NO de entrada, pero al menos verán tu actitud de querer los cambios y ¿Los Lideres que hace? ¿No es acaso lograr cambios?